Cuatro aspectos importantes a tener en cuenta en el diseño de una Base de Datos

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  1. Primero: Debemos tener muy claro cuál es nuestro objetivo principal al tomar la decisión de crear una Base de Datos, sobre todo los resultados que en materia de información esperamos obtener. Teniendo claro dicho objetivo será más fácil determinar acertadamente los conjuntos de datos que necesitamos proporcionarle a la Base de Datos, para que a partir de ellos cumplamos con nuestro propósito, aprovechando las herramientas que Access nos ofrece para tal fin.

 

Por ejemplo:

Deseamos crear una Base de Datos que nos ayude a controlar nuestro presupuesto familiar o de un pequeño proyecto. El objetivo de dicha Base de Datos es el permitirnos hacer un seguimiento  a nuestros gastos mensuales  de acuerdo a un presupuesto organizado por capítulos.

El sistema debe permitirnos mediante consultas ó informes una comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado para cada capítulo del presupuesto en un momento específico o al final de un periodo en particular.

Segundo: Crear las Tablas

 Habiendo realizado detalladamente lo comentado en el punto anterior procedemos a la creación de las tablas.

Las tablas son los objetos más importantes en una Base de Datos, los otros objetos (formularios, consultas, informes, etc.) se basan y necesitan de las tablas para cumplir su función.

Una tabla debe contener datos sobre un tema específico y no debe contener información duplicada.

Volviendo al ejemplo de la Base de Datos de presupuesto, el tema específico  de los capítulos del presupuesto nos lleva a crear una tabla llamada “capítulos”, la cual cumple con los anteriores dos criterios (contiene datos sobre un tema específico y no contiene información duplicada), veamos un ejemplo de los datos que contendría:

01 Alimentación

02 Servicios públicos

03 Transporte

.

.

.

18. impuestos

Otra tabla puede  contener los meses del año.

01 enero

02 febrero

03 marzo

.

.

.

12 diciembre

La cual también cumple con los dos criterios citados anteriormente (contiene datos sobre un tema específico y no contiene información duplicada)

Tercero : Definir las llaves principales.

 Cada tabla debe tener una llave principal única. En caso de que el diseño nos arroje tablas que no la tengan, podemos suplirlo accediendo a que el Access genere un campo de tipo auto numérico para cada una de ellas o creando llaves compuestas (involucra más de un campo).    

Las llaves principales son indispensables para relacionar las tablas.

Cuarto: Definir las relaciones entre las tablas.

 

La relación más común entre las tablas es la relación 1 a n.

Una relación 1 a n quiere decir que para cada registro en la primera tabla pueden existir uno, varios o ninguno  relacionado en la segunda tabla.

En la  gráfica al comienzo del artículo podemos observar:

-              La tabla meses tiene una  relacion 1 a n con la tabla presupuesto, lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.),  puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto.

-              La tabla meses tiene una relación 1 a n con la tabla egresos, lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos.

-              La tabla capítulos tiene una  relacion 1 a n con la tabla presupuesto, lo cual quiere decir que cada capítulo en la tabla capítulos (alimentación, educación, servicios públicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla capítulos).

-              La tabla capítulos tiene una relacion 1 a n con la tabla egresos, lo cual quiere decir que cada capítulo en la tabla capítulos (alimentación, educación, servicios públicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos).

 Estos son los cuatro aspectos importantes a tener en cuenta en el diseño de una Base de Datos que podras ver en formato PDF si abres o bajas a tu computadora el archivo PDF adjunto a este artículo.